Ambassade et Consulats de Belgique au Maroc
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Offres d'emploi

L’Ambassade de Belgique à Rabat recrute un collaborateur administratif expert (M/F) / domaines secrétariat et organisation.

Contrat de durée déterminée 1 an, éventuellement renouvelable en contrat durée indéterminé.

Nous sommes à la recherche d’un collaborateur administratif (M/F) qui travaillera à la section politique / économique de l’Ambassade de Belgique à Rabat comme expert en domaines secrétariat et organisation.

Nous cherchons une personne polyvalente, intègre, discrète ponctuelle, patiente et résistante au stress, capable de prester un travail de qualité en toutes circonstances.

DESCRIPTION DE FONCTION

Les tâches liées à la fonction sont notamment les suivantes :

En tant que « assistant(e) de direction – domaine administratif » :

  • Gérer l’agenda du supérieur tant sur le plan de la planification des réunions et autres rendez-vous que de celui des déplacements éventuels
  • Prendre des contacts nécessaires avec les instances officielles locales , les autres représentations, des sociétés privées…
  • Accueillir les visiteurs de manière appropriée.
  • Réceptionner et traiter la correspondance entrante du supérieur (courrier postal, mails officiels et informels,…) : dépouiller le courrier entrant,  faire part des urgences et des questions délicates, transmettre à qui de droit pour suivi, archiver les documents si nécessaire, ..
  • Assurer la correspondance sortante du supérieur : réponse directe pour des questions simples et courantes, rédaction et soumission de projets de réponse pour les cas plus complexes ou délicats, lay out,
  • Gérer les  communications téléphoniques du supérieur : répondre/filtrer/dispatcher les appels entrants, prendre ou confirmer des rendez-vous, donner des appels de courtoisie,…
  • Mettre à jour des listes utiles, l’organigramme du poste, des annuaires, des notes de procédures internes etc..
  • Veiller à un archivage précis et accessible des documents
  • Rédiger /préparer/relire et corriger si nécessaire divers documents : notes verbales, présentations, rapports statistiques, notes  de procédures internes, etc.
  • Effectuer des recherches d’informations à la demande du supérieur et/ou d’initiative .
  • Préparer des dossiers documentés pour des réunions, missions etc..
  • Préparer les missions du supérieur et/ou d’autres collaborateurs : rédiger les demandes d’autorisation, prendre les contacts nécessaires avec les partenaires, etc.
  • Assurer des petites tâches comptables : paiement de factures, faire le suivi des frais de représentations, dresser les états de débours, etc.

En tant que «organisateur» :

  • Elaborer un planning
  • Dresser la liste des participants/invités et préparer les invitations
  • Lister le matériel et les services nécessaires (locaux, matériel divers, catering… )
  • Contacter les fournisseurs pour avoir des offres  et faire une première analyse  pour faire des propositions au responsable le cas échéant
  • Réserver des vols, hôtels, restaurants, etc.
  • Prévoir les véhicules nécessaires et organiser le transport vers les lieux de l’activité, l’ambassade, les hôtels etc..
  • Faire des points réguliers (feedback) sur l’état des dossiers

En tant que «traducteur/interprète» :

  • Suivre la presse locale et les réseaux sociaux, y inclus arabophone, et faire des résumés nécessaires en français et/ou en néerlandais pour le poste
  • être capable de faire une conversation de base en arabe pour un collaborateur du poste

En tant que “collaborateur à la gestion de l’information et de la communication”:

  • Suivre la presse locale, belge et internationale ainsi que les réseaux sociaux et identifier les articles/informations pertinents pour le poste
  • Rédiger et/ou proposer des articles ou documents à diffuser (via SharePoint, site interne, réseaux sociaux, communiqués de presse, etc.)
  • Tenir le site web du poste à jour
  • Rechercher des informations ciblées pour l’un ou l’autre service, collaborateur.
  • Assister  le responsable de la communication et/ou l’ambassade dans les contacts avec la presse, la communauté belge, le secteur privé, les instances officielles locales et internationales, etc.).
  • Contacts / entretiens avec les Belges au Maroc

 

CONDITIONS DE RECRUTEMENT ET COMPETENCES

Compétences génériques comportementales :

  • Contribuer à un bon esprit d’équipe en partageant ses idées et les informations utiles, en participant aux activités du service, étant prêt à aider spontanément ou à la demande.
  • Accorder la priorité aux besoins des usagers (internes et externes) et offrir un service rapide, proactif, personnalisé, efficace (avec la transparence et l’intégrité requise).
  • Montrer toujours du respect envers les autres.
  • Accepter les procédures et les instructions données
  • Agir de manière honnête, conformément aux attentes du poste, respecter la confidentialité et l’intégrité, respecter ses engagements et éviter tout favoritisme
  • S'adapter aux changements et à des situations variées. Être flexible, car les tâches attribuées et les horaires de travail ne sont pas fixes
  • Chercher à progresser dans sa fonction
  • S'impliquer, mettre le maximum en œuvre pour atteindre ses objectifs et les objectifs du service et/ou du poste. Assurer la bonne qualité des actions entreprises.

Connaissances, compétences techniques :

  • une bonne connaissance orale et écrite du français, néerlandais, anglais et des notions de base de l’arabe est indispensable. 
  • diplôme requis : au moins niveau études supérieures de courte durée (bachelor) – expérience est un atout
  • outils ICT : Excell, Word, Outlook, Google, gestion Facebook et Website

NOUS OFFRONS :

  • Un contrat de droit local d’un (1) an à plein temps, prenant cours à partir du 1er mars 2021, éventuellement renouvelable en contrat de durée indéterminée après une évaluation positive des prestations du collaborateur.
  • Un salaire mensuel brut de 15.200,-- dirhams + 400 dirhams de frais de transport + 13ième mois
  • Un travail varié dans une ambiance agréable.

MODALITÉS DE CANDIDATURE

Les candidats intéressés sont priés d’envoyer leur lettre de motivation et leur CV uniquement par e-mail, au plus tard le 20 décembre 2020 à l’adresse : peter.ponjaert@diplobel.fed.be en mentionnant uniquement les mots « Candidature 2021 – Collaborateur administratif expert».

PROCÉDURE DE SÉLECTION

Une 1re sélection aura lieu sur base des lettres de motivation et des CV. Ensuite, les candidats retenus seront convoqués à partir du 04 janvier 2021 à l’Ambassade de Belgique à Rabat pour un entretien.
 

AUCUNE SUITE NE SERA DONNÉE AUX DEMANDES PAR TÉLÉPHONE.