Ambassade en Consulaten van België in Marokko
Home Jobs

Jobs

De Ambassade van België in Rabat werft een administratief medewerker expert – secretariaat en organisatie (M/V) aan

Contract van bepaalde duur 1 jaar,  mogelijk verlengbaar tot contract onbepaalde duur

Wij  zoeken een administratief medewerker expert (M/V) met een sterke expertise in secretariaat en organisatie die die zal werken in de politiek / economische sectie van de Ambassade van België in Rabat

Wij zoeken een polyvalente persoon die stipt en geduldig is, integer en discreet van aard, bestand tegen stress en die in alle omstandigheden kwaliteitswerk kan leveren

FUNCTIEBESCHRIJVING  

Taken verbonden aan de functie :

Als « directieassistent(e) - administratief expert(e) » :

  • de agenda van de meerdere beheren: planning van vergaderingen, afspraken en (dienst)reizen beheren en organiseren
  • contact opnemen met de lokale officiële instanties, andere diplomatieke vertegenwoordigingen, privébedrijven …
  • bezoekers op passende wijze ontvangen
  • de inkomende correspondentie van de meerdere verwerken (briefwisseling, officiële en informele mails, …): sorteren, attenderen op dringende zaken en gevoelige kwesties, doorsturen naar wie het aangaat voor verdere afhandeling, indien nodig de documenten archiveren, …
  • de uitgaande correspondentie van de meerdere afhandelen: eenvoudige vragen en routinevragen zelf beantwoorden, voor ingewikkelde of gevoelige vragen een ontwerpantwoord opstellen en voorleggen, de lay-out verzorgen, …
  • het telefoonverkeer van de meerdere afhandelen: oproepen beantwoorden/filteren/doorverbinden, afspraken maken of bevestigen, beleefdheidstelefoontjes doen, …
  • actualiseren van lijsten, het organogram van de post, telefoonlijsten, nota’s over interne procedures actualiseren enz.
  • toezien op de nauwkeurige en toegankelijke archivering van documenten
  • uiteenlopende documenten opstellen/voorbereiden/herlezen en indien nodig verbeteren: verbale nota’s, presentaties, statistische rapporten, nota’s over interne procedures, enz.
  • informatie opzoeken op vraag van de meerdere en/of op eigen initiatief
  • gedocumenteerde dossiers voor vergaderingen, dienstreizen, enz. voorbereiden
  • de dienstreizen van de meerdere en/of andere medewerkers voorbereiden: aanvragen voor een reisvergunning opmaken, de nodige contacten leggen met de partners, enz.
  • eenvoudige boekhoudkundige verrichtingen uitvoeren: facturen betalen, representatiekosten controleren, uitgavenstaten opmaken, enz....

Als «organisator» :

  • een planning opstellen
  • een lijst van deelnemers/genodigden opstellen en de uitnodigingen voorbereiden
  • een lijst aanleggen van benodigd materiaal en diensten (lokalen, benodigdheden, catering.. )
  • leveranciers contacteren voor offertes en een eerste analyse opstellen om in voorkomend geval voorstellen voor te leggen aan de verantwoordelijke
  • vluchten, hotels, restaurants, enz. boeken
  • zorgen voor de nodige voertuigen en het vervoer naar de plaats van de activiteit, de ambassade, het hotel enz. regelen
  • geregeld feedback geven over de stand van de dossiers 

Als «vertaler/tolk» :

  • de lokale pers en sociale netwerken doornemen, inclusief Arabisch-talige, en de nodige samenvattingen voorzien in het Frans en/of Nederlands voor de post
  • basisgesprek in het Arabisch kunnen voeren ten voordele van een medewerker van de post

Als “medewerker informatie- en communicatiebeheer”:

  • de lokale, de Belgische en de internationale pers evenals de sociale media doorzoeken op voor de post relevante artikelen/informatie
  • artikelen of documenten opmaken en/of aanbrengen voor verspreiding (via SharePoint, website, sociale netwerken, perscommuniqués, enz.)
  • de website actualiseren 
  • gerichte informatie zoeken ten behoeve van een dienst of medewerker
  • de communicatieverantwoordelijke en/of de ambassade helpen met perscontacten, de Belgische gemeenschap, de privésector, lokale en internationale overheidsinstanties etz.).
  • contacten / gesprekken met Belgen in Marokko

 AANWERVINGS- en COMPETENTIESVOORWAARDEN  

Generieke gedragscompetenties :

  • bijdragen aan een goede teamgeest en een goede werksfeer door ideeën en nuttige informatie te delen, naar de mening van anderen te luisteren, deel te nemen aan dienstactiviteiten, bereid te zijn spontaan of op vraag te helpen en de krachten te bundelen.
  • de behoeften van de (interne en externe) klanten vooropstellen en een snelle, proactieve, gepersonaliseerde, doeltreffende service bieden (met de vereiste transparantie en integriteit).
  • respect tonen voor anderen.
  • procedures en instructies aanvaarden.
  • Integer handelen, in overeenstemming met de verwachtingen van de post, vertrouwelijkheid en integriteit respecteren, verbintenissen nakomen en elke vorm van partijdigheid vermijden.
  • zich aanpassen aan veranderende omstandigheden en diverse situaties. Flexibiliteit tonen, want de toegewezen taken en tijdschema’s staan niet vast.
  • trachten vooruitgang te boeken in de functie.
  • zich inzetten, zich maximaal inspannen om de eigen doelstellingen en die van de dienst en/of post te verwezenlijken. De kwaliteit van ondernomen acties waarborgen.

Kennis, technische competenties :

  • een goede schriftelijke en mondelinge kennis van het Frans, Nederlands, Engels  en een basiskennis van het Arabisch is vereist. 
  • vereist diploma: minstens hoger onderwijs korte duur (bachelor) – relevante ervaring is een plus
  • ICT-kennis: Excell, Word, Outlook, Google, beheer Facebook + Website

WAT WIJ AANBIEDEN :

  • voltijds contract naar lokaal recht van (1) jaar, beginnend op 01 maart 2021, mogelijk verlengbaar in de vorm van een contract van onbepaalde duur na een positieve evaluatie van de prestaties van de medewerker.
  • Een bruto-maandsalaris van MAD 15.200,-- (Marokkaanse Dirhams) + MAD 400,-- maandelijkse transportvergoeding + 13de maand
  • Gevarieerd werk in een aangename werkomgeving.

MODALITEITEN VAN DE KANDIDATUUR

Kandidaten met interesse worden verzocht hun motivatiebrief + CV enkel per e-mail te sturen en dit ten laatste op 20 december 2020 naar het adres : peter.ponjaert@diplobel.fed.be en met enkel vermelding in de titel van « Kandidatuur 2021 – Ervaren administratief medewerker ».

SELECTIEPROCEDURE

Een eerste selectie zal gebeuren op basis van de motivatiebrief + CV. Daarna zullen de geselecteerde kandidaten vanaf 04 januari 2021 worden uitgenodigd voor een interview op de Ambassade van België in Rabat.​​

ER ZAL GEEN ENKEL GEVOLG WORDEN GEGEVEN AAN TELEFONISCHE VRAGEN.